Brak projektu umowy w zapytaniu ofertowym w zamówieniu do 130.000 - konsekwencje negatywne

Wielu zamawiających przeprowadzając zapytanie ofertowe (tj. podprogowe) nie załącza do zapytania ofertowego wzoru/projektu/istotnych postanowień umowy/itp.

1.    Zgodnie z art. 70¹ § 2 w ogłoszeniu aukcji albo przetargu należy określić czas, miejsce, przedmiot oraz warunki aukcji albo przetargu albo wskazać sposób udostępnienia tych warunków.  

Obowiązek upublicznienia warunków przetargu w momencie wszczynania postępowania oznacza konieczność przekazania wykonawcom wszystkich istotnych informacji dotyczących przyszłej umowy, w tym przede wszystkich projektu, wzoru czy istotnych postanowień umowy. Tymczasem praktyka części zamawiających polega na przekazaniu wykonawcy projektu umowy po wyborze najkorzystniejszej oferty i to wyłącznie wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona. Co jednak ważniejsze – ta umowa zawiera często wiele nowych, wcześniej wykonawcom nie prezentowanych informacji, wymagań i obowiązków. Dotyczą one tych kwestii, które nie są bezpośrednio powiązane z przedmiotem zamówienia np. kar umownych, RODO (w zasadzie jego lokalnej interpretacji), terminów płatności, dodatkowych postanowień dot. gwarancji/rękojmi, uciążliwych zasad dokumentowania realizacji umowy itp. utrudnień biurokratycznych. To w interesie zamawiającego jest dołączanie wzoru umowy do warunków przetargu, ponieważ to co nie zostało wykonawcom przekazane na etapie wszczęcia postepowania nie jest dla nich wiążące. W związku z tym mogą odmówić - z mocy prawa - zawarcia umowy.