Progi wewnętrzne w zamówieniach podprogowych

W związku podniesieniem od 1.1.2026 progu obowiązkowego stosowania Pzp zamawiający powinni na nowo przemyśleć stosowane przez siebie progi wewnętrzne w zamówieniach podprogowych. Inny ciężar gatunkowy będą bowiem miały drobne zakupy za kilkaset złotych a inny drobna (jak dla kogo) robota budowlana za 200 tys. złotych brutto.

Po pierwsze – brak jakichkolwiek powszechnie obowiązujących zasad w tym zakresie.

Po drugie – skoro nie ma obowiązku posiadania regulaminu wewnętrznego to tym bardziej nie ma obowiązku wprowadzenie progów.

Po trzecie – jednak warto.

Dlaczego? Aby ułatwić sobie zamówieniowe życie. Nie każda regulacja to zbędna i uciążliwa biurokracja. Dobrze skrojony regulamin może być bardzo przydatny.

Jakie w związku z tym te progi powinny być? Zasadniczo dopasowane do struktury (tj. pojedynczej wielkości) zamówień podprogowych. Inne progi będą racjonalne dla zamawiającego który wydatkuje w ramach zamówień podprogowych kilkanaście milionów rocznie i ma kilkaset „dużych” zamówień podprogowych rocznie a inne dla zamawiającego, który wydatkuje poniżej miliona złotych i takich zamówień ma kilka, do tego przeprowadzanych w zamkniętym zapytaniu ofertowym.

Kilka kluczowych zasad opartych na praktyce.

1)      w każdym progu w każdym roku budżetowym powinno być przeprowadzone co najmniej jedno postępowanie – jeżeli takowego brak to oznacza, że progi są nie do końca dostosowane do wydatków,

2)      progów nie powinno być zbyt dużo – maksymalnie 3, aby nadmiernie nie komplikować procedur, które z założenia maja być prostsze niż Pzp,

3)      progi można powiązać (częsta praktyka) z trybami np. powyżej 100 tys. zawsze przeprowadza się zapytanie ofertowe, a powyżej 150 tys. dodatkowo wiesza ogłoszenie na stronie internetowej (BIP, portal rządowy, baza konkurencyjności, inne portale komercyjne i branżowe itd.) – choć to powiązanie nie jest jakoś szczególnie konieczne,

4)      jeżeli zamawiający wprowadził progi to bezwzględnie powinien ich przestrzegać – w przeciwnym razie wszelkie służby kontrolne dostaną doskonały materiał badawczy; lepiej progów nie mieć w ogóle i kupować jakkolwiek byle w miarę racjonalnie niż progi mieć formalnie ustanowione i ich nie stosować w praktyce.

Wysokość progów to kwestia dyskusyjna, ale można wskazać dwa z nich (niekiedy więcej nie potrzeba), które w praktyce są najistotniejsze.

Próg najniższy, poniżej którego kupuje się po prostu, bez żadnej sformalizowanej procedury i zbierania oraz porównywania ofert. Uprawniony pracownik idzie do najbliższego sklepu/sklepu internetowego i kupuje co potrzeba czemu najczęściej (choć nie jest to żaden twardy wymóg) towarzyszy jakieś działanie wewnętrzne (akceptacja, notatka itp.) aby zakup miał osadzenie formalne. W praktyce próg ten waha się u zamawiających najczęściej pomiędzy 500 a 20 tys. złotych, z najczęstszym przedziałem 5 tys. do 10 tys. złotych. Co warto podkreślić próg 10 tys. złotych nawiązuje do wartości środka trwałego w ujęciu księgowym.

Drugi próg jest po drugiej stronie skali – to postępowanie o najwyższym sformalizowaniu, oczywiście w ramach zamówień podprogowych, więc nie należy przesadzać. Praktyka wykształciła konieczność upublicznienia postępowania (zapytanie ofertowe do 3-5 wykonawców, względnie ogłoszenie do szerokiej grupy odbiorców; albo jedno i drugie). W ramach postępowania wiążące kryteria oceny ofert, projekt umowy, równy dostęp do informacji itd. Całkowicie błędną praktyką jest wpisanie sobie do regulaminu w tym przypadku konieczności pozyskanie co najmniej 3 ofert – utrudnia to funkcjonowanie i jest pozbawioną wartości biurokracją. W przypadku tego progu wysokość może wahać się od 50 tys. do 100 tys. złotych.

Co pomiędzy nimi? Jakaś formuła rozeznania rynku, zależna od woli zamawiającego i okoliczności danego postepowania  - bezpośrednie rozeznanie cenowe u wykonawców, cenniki ze stron internetowych, z komercyjnych platform zakupowych/aukcyjnych, rozmowy telefoniczne, porównywarki internetowe). Celem jest realna weryfikacja typowego, rynkowego poziomu cen.

I kwestia ostatnia – czy  progi wewnętrzne ustalać w oparciu o wartości netto czy brutto. Z jednej strony progi na których funkcjonuje Pzp są progami netto więc jest to naturalny wybór. Dodatkowo unika się w ten sposób nieporozumień przy zbliżaniu się do progu stosowania Pzp, gdy okazuje się że uczestnicy procesu po stronie zamawiającego omyłkowo potraktują wartość netto zamiast brutto i nie zastosują Pzp gdy to będzie konieczne. Z drugiej jednak strony rozdzielania wartości z VAT/bez VAT w przypadku szczególnie drobniejszych zamówień może być dość uciążliwe. Niemniej jednak spójność zasad obliczania wartości zamówienia wydaje się wskazywać, że obliczanie wartości jako netto byłoby właściwsze.