Czy oferta w postępowaniu poniżej 130 000 zł musi być podpisana?

Odpowiedź brzmi NIE. Nie wynika to z żadnej regulacji powszechnie obowiązującej, w szczególności brak na ten temat jakiejkolwiek wzmianki Kc w przepisach dotyczących oferty. Zgodnie z art. 66 § 1 Kc oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy. To tyle, jeżeli chodzi o wymogi kodeksowe względem oferty. Cała strona formalna procesu ofertowego zależna jest od stron a w przypadku zamówień, w tym podprogowych – od zamawiającego. Jeżeli zamawiający zażąda a warunkach przetargu/zapytaniu ofertowym, aby oferta została podpisana i wskaże sposób jej podpisania (np. podpis kwalifikowany) to wykonawca powinien się do tego zastosować. Jeżeli tego nie zrobi ryzykuje eliminację z postępowania z przyczyn formalnych.

Jednak wielu zamawiających rezygnuje z narzucania jakiejkolwiek formy podpisywania ofert wskazując jednocześnie, że będzie oczekiwał składania ofert za pomocą poczty elektronicznej. Złożenie oferty poczta elektroniczna w naturalny sposób oznacza, iż zastosowana została forma dokumentowa. Zgodnie z Art. 77² Kc do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Jeżeli zamawiający wie od kogo otrzymał ofertę (identyfikując indywidualną osobę) to wystarczy dla uznania formy dokumentowej. Oczywiście czym innym są wątpliwości czy dana osoba mogła ofertę złożyć w imieniu danego wykonawcy. Weryfikacja jednak dotyczy w takiej sytuacji umocowania do złożenia oferty a nie samego podpisu lub jego braku.

Podobnie wygląda sytuacja ze skanem podpisanego dokumentu (oferty czy nawet umowy) w postępowaniu podprogowym. Jeżeli zamawiający identyfikuje osobę podpisującą wówczas forma dokumentowa jest zachowana.

Wielu zamawiających świadomie rezygnuje z narzucania wykonawcom w postępowaniach podprogowych określonych form podpisu, ponieważ z tego tytułu bywa więcej formalnych utrudnień niż realnego pożytku.