Instytucja kultury – co warto wyłączyć spod regulaminu podprogowego

    Instytucje kultury dysponują szerokimi wyłączeniami spod ogólnych zasad udzielania zamówień. Podstawowym, dotyczącym organizowania imprez kulturalnych, jest art. 11 ust. 5 pkt 2 Pzp. Dotyczy on jednak zamówień o wartości powyżej 130 000 zł a poniżej progu unijnego co jest kwotą zdecydowanie wyższą niż wiele instytucji przeznacza na imprezy (temu przepisowi będzie poświęcony odrębny post). Jak wszyscy inni zamawiający tak i instytucje kultury dysponują podstawowym wyłączeniem tj. brakiem obowiązku stosowania Pzp o wartości poniżej 130 000 zł. Każdy zamawiający do tego progu może kierować się własnymi przepisami wewnętrznymi co podkreśla również UZP w swoim komentarzu – Postępowania o udzielenie zamówienia klasycznego, których wartość jest niższa od progu kwotowego 130 000 zł, są przeprowadzane w oparciu o własne regulacje zamawiających. (Prawo zamówień publicznych. Komentarz, wyd. II, red. H. Nowak, M. Winiarz, Warszawa 2023).
W postępowaniach podprogowych zamawiający stosują różne tryby, starając się zachować jakiś poziom ich konkurencyjności. Część zamawiających posiada jednak takie obszary działalności, które chętnie wyłączyłaby spod jakiejkolwiek konkurencji, rozumianej jako stosowanie punktowych, wymiernych kryteriów wyboru wykonawcy. Instytucje kultury, ze względu za specyfikę części swoich statutowych zamówień (z założenia subiektywnych i ocennych) tego typu zamówień udzielają dość dużo. Dobra informacja jest taka, że w przypadku zamówień podprogowych w pełni dopuszczalne jest wprowadzenie do regulaminu wewnętrznego kategorii zamówień do których nie stosuje się części zasad, w tym przede wszystkim obowiązku pozyskiwania ofert konkurencyjnych i porównywania ich. Inaczej mówić wybór wykonawcy polega na wskazaniu danego, konkretnego podmiotu.
            Dlaczego warto to przesądzić w regulaminie, skoro sam regulamin co do zasady nie jest? Otóż w przypadku ewentualnej kontroli warto mieć podstawę prawną, nawet wewnętrzną dla takich działań, którą można wskazać.
            Zasadnicza kwestia – jakie to mogą być obszary? Różne instytucje kultury mają odmienne specyfiki więc poniższa lista jest czysto przykładowa:
1)      licencje i pozostałe prawa autorskie,
2)      animacja zajęć dla dzieci i młodzieży,
3)      prowadzenie korepetycji,
4)      tłumaczenia pisemne, ustne, symultaniczne i konsekutywne,
5)      korekta i redakcja językowa, redakcja naukowa lub merytoryczna tekstu,
6)      umowy z artystami,
7)      scenografia i rekwizyty,
8)      prace graficzne, programistyczne i inne o charakterze twórczym lub artystycznym,
9)      wykłady lub warsztaty,
10)   opinie i konsultacje eksperckie.

Należy pamiętać, że wyłączenie spod ogólnych zasad udzielania zamówień podprogowych dotyczących konkurencji nie oznacza jednoczesnego wyłączenia spod wszystkich zasad. Zasady obiegu dokumentów finansowo – księgowych, w tym akceptacje wydatków czy sporządzanie notatek uzasadniających wydatki (o ile takowe są praktykowane w danej instytucji) nadal powinny obowiązywać.