Czy zamawiający musi posiadać regulamin zamówień do 130 000 zł?

Na tak zadane pytanie odpowiedź brzmi jednoznacznie – NIE. Jeżeli jednak trochę przełożyć akcent – czy zamawiający powinien posiadać regulamin zamówień podprogowych odpowiedź będzie brzmiała inaczej – przeważnie „tak” a czasem „to zależy”. Posiadanie takiego regulaminu, z formalnego punktu widzenia, nie jest obowiązkowe, jednak jego brak może stanowić problem zarówno natury formalnej, jak i praktycznej. Formalnie z powodu braku regulaminu udzielania zamówień podprogowych zamawiającemu nie można postawić żadnego zarzutu – w tym w szczególności naruszenia dyscypliny finansów publicznych - ponieważ nie ma obowiązku posiadania takiego regulaminu. Jednak w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości podczas udzielania zamówień podprogowych na ogół towarzyszy temu stwierdzeniu dodatkowy aspekt dotyczący niedostatecznego dopełnienia obowiązków z zakresu kontroli zarządczej. Okoliczności praktyczne również wskazują na pozytywny aspekt posiadania odpowiedniego aktu wewnętrznego. Pozwala to na usystematyzowane i jednolite, w miarę możliwości, podejście do wszystkich postępowań podprogowych u danego zamawiającego.

Zamawiający mogą oczywiście zrezygnować z wprowadzenia regulaminu postępowań podprogowych. Użyteczność posiadania regulaminu jest wprost proporcjonalna do liczby i wartości zamówień podprogowych. Zarządzanie udzielaniem zamówień podprogowych, ze wszystkimi jego złożonymi aspektami, dla niektórych zamawiających może się okazać znacznie utrudnione lub wręcz niemożliwe bez jego formalnego umocowania. Niektóre organizacje po prostu nie funkcjonują bez stosownych regulacji.

Z kolei wielu zamawiających, którzy ani nie wydatkują większych środków poprzez zamówienia podprogowe, ani nie prowadzą zbyt wielu tego typu postępowań, może obyć się bez takiego regulaminu bez najmniejszego uszczerbku, opierając się wyłącznie na wypracowanych dobrych praktykach administracyjnych, w tym zdrowym rozsądku swoich pracowników. e

Jeżeli zamówieniami podprogowymi zainteresują się instytucje kontrolne, wówczas pierwszym badanym dokumentem jest regulamin udzielania zamówień podprogowych. Jest to o tyle zrozumiałe, że zasadniczy brak konkretnych, jasno sprecyzowanych norm postępowania najczęściej nie pozwala na stawianie konkretnych zarzutów w przypadku wykrycia czegoś, co instytucje te mogłyby uważać za naruszenia. Brak przepisu = brak naruszenia tego przepisu. W związku z tym stanowi to przyczynę częstego wykazywania w dokumentach pokontrolnych naruszenia regulacji wewnętrznych, ponieważ na ogół zawierają one czytelne normy, których brakuje przepisom powszechnym (np. „kanoniczny” obowiązek wysłania zapytania ofertowego do co najmniej 3 wykonawców). Jeżeli zamawiający decydują się na wprowadzenie regulaminów udzielania zamówień podprogowych, to powinni ich przestrzegać. Z dwóch rozwiązań – wprowadzić regulamin i go naruszać albo go w ogóle nie wprowadzić – zdecydowanie mniejsze ryzyko prawne dotyczy tej drugiej sytuacji.