Skan umowy to umowa?

Odpowiedz ogólna – to niewykluczone.

Odpowiedź bardziej zniuansowana – jak to często bywa – brzmi: to zależy w jakim reżimie chcemy ja zawrzeć.

W zamówieniach pod Pzp skan uprzednio podpisanej umowy (tradycyjnej, papierowej z podpisami odręcznymi osób uprawnionych) umową nie ma szans zostać, nie trzyma formy. Umowa w sprawie zamówienia publicznego musi mieć formę papierową z popisami odręcznymi względnie formę elektroniczna tj. z podpisem kwalifikowanym. Tymczasem skan umowy (w związku z czym podpisu również) jest … zdjęciem tej umowy. Podobne skądinąd konsekwencje są w przypadku działania w drugą stronę -  wydruk umowy zawartej w formie elektronicznej (nawet wraz z w pełni czytelnym odwzorowaniem graficznym podpisu) nie ma statusu formy elektronicznej. To odpowiednik kserokopii dokumentu.

Całkowicie odmiennie sytuacja przedstawia się dla umów podprogowych. Jeżeli zamawiający sam sobie nie utrudnił życia i nie wprowadził do regulacji wewnętrznych dodatkowych wymogów co do formy dopuszczalnych podpisów to skan umowy (np. z podpisem odręcznym jednej ze stron następnie zeskanowanej i przesłanej) może być uznany za formę podpisania umowy. Dla dopełnienia czynności zawarcia konieczne jest przekazanie drugiej stronie własnego podpisanego egzemplarza umowy (w dowolnej formie)  - art. 78 § 1 zd.2 Kc. Taka umowa (oświadczenie woli) jest skutecznie zawarta w formie  (art. 77² Kc) i stanowi podstawę wzajemnych zobowiązań stron.

Stanowi to pewien zgrzyt względem utartej praktyki - choć nie wobec od dawna istniejących przepisów -  gdy zawarta umowa nie dość że jest skanem to jeszcze nie musi mieć jakiejkolwiek formy podpisu drugiej strony na tym samym egzemplarzu.